利用の手引き
駒場小空間の利用
- 駒場小空間は、音楽・ダンス・演劇など様々な活動の公演、および練習の場所としてご利用頂けます。
- 基本的に活動内容に制限等はございませんので、お気軽にお声がけ下さい。
- なお、大学の学内施設であるため、入場料を取ることは認められておりませんので、ご了承下さい。
- 呼称としては、駒場小空間のほかに、キャンパスプラザC棟、多目的ホールなどがあります。
多目的ホール総務部
- 運営は、学生によって構成されている多目的ホール総務部によって執り行われています。
- 質問、疑問点などございましたら、当局メールアドレス(komabashokukan@gmail.com)までお願い致します。
団体の登録
- 団体登録に興味のある方は、多目的ホール総務部(komabashokukan@gmail.com)までご連絡ください。必要な提出物などについてアナウンス致します。
定例会での承認
- 団体登録の完了には、定例会(後述)への参加、および、そこに出席した利用団体全体の3分の2以上の承認が必要です。
- 承認に際して、
- 団体の活動内容
- ホールの利用目的
- の2点についてご説明頂きます。
- 承認に際して、
- 団体登録が済みましたら、利用団体の方と多目的ホール総務部の運営委員からなるSlackに入って頂き、そちらで連絡を取るという形になります。
同意書の提出
- 団体の使用責任者の方は、年度の初めに使用に関する同意書を提出してください。
- 年度の途中に責任者が交代する場合は、交代の際にも提出をお願いします。
ホール利用の予約
ターム
- 駒場小空間では、その利用期間を大きく3つのタームに分けています。
- タームごとに定例会、予約会議を開催しています。
ターム | 期間 | 予約を行う定例会 |
---|---|---|
第1期 | 5月~8月 | 前年度第2期定例会 |
第2期 | 9月~12月 | 前年度第3期定例会 |
第3期 | 1月~4月 | 第1期定例会 |
- (1月・2月はホールのメンテナンス期となります。基本的にご利用頂けませんが、もし希望される場合はご一報下さい。)
定例会
- 上述のタームごとに開催されます。内容は以下の2つです。
- ホール総務部からの連絡事項
- 予約会議
- 参加義務があるのは、その後もご利用を検討されているすべての団体です。
- 欠席された団体に関しては、次回予約会議での優先度を下げさせて頂きます。
- なお、後述の追加予約がそのターム期間中できなくなります。
- 予約会議で交渉する日程について、継続利用申請書を1週間前までにご提出下さい。
予約会議
- 定例会において、開催したタームの次の次(2期先)の予約を決定します。
- 上の表はそれを示しています。
- 継続利用申請書にてご提出頂いた予約希望期間について
- 他団体との重なりがなければ決定
- 干渉があれば、団体間で交渉
- となります。これが、予約会議の概要になります。
継続利用申請書
- 継続利用申請書は、予約会議を執り行う定例会の1週間前が期限となります
- 予約したい1回の利用につき、1回のフォームを送信して下さい。
例えば、3/10 ~ 3/12でリハーサル、3/24 ~ 3/29で本公演を希望する場合は、
* 3/10〜3/12を第一希望、代替日程を第二、第三の希望としたフォーム
* 3/24〜3/29を第一希望、またその代替日程を第二、第三の希望としたフォーム を送信して下さい。
利用料金について
- 当施設は、施設修繕のためカンパ代として、¥5000/日の利用料金をいただいています。
- 使用予定日の直前の定例会にてお支払いをおねがいします。
- 予約後のキャンセルは基本的に受け付けていないため、実際の使用がなかった場合でもカンパ代の返金は行いません。
ホールの利用
使用計画書
- 利用に際して、その利用開始日の1週間前までに継続利用計画書を提出する必要があります。
- 継続利用計画書は、予約が済んだ利用日程について、その利用計画に問題がないか、ホール総務部が判断するためにご提出頂きます。
- 後述の退出チェックの日程管理に必要な情報を抽出するため、上記のフォームに従って送信をお願い致します。
部門
- ホールには部門として舞台、音響、照明の3部門があります。
部門 | 説明 | 継続利用計画書の該当箇所 |
---|---|---|
舞台 | 平台などの備品を並べたり構造を組んだりする部門 | 4p, 及び舞台図 |
音響 | 音響機材を配置し、その制御を担当する部門 | 5p |
照明 | 照明機材の配置・吊り込みをし、その制御を担当する部門 | 6p, 及び照明バトン図 |
- それぞれ、利用する部門について必要書類・必要手続きをお済ませ下さい。
責任者
- 使用計画書を提出するにあたって、責任者を記入する欄があります。
- ホールの利用に際して、大きく分けて二種類の責任者を決めてご記入下さい。
使用責任者
- 利用団体の代表者、およびホール総務部との連絡を担当する方になります。
- ホール利用の際に鍵のやり取りをするのは、この使用責任者の方になります。
- 鍵の貸し出しの関係上、東京大学の学生である必要があります。(教養学部である必要はありません)
- サークル・団体の代表者の方が東京大学の学生ではない場合は、代理の方を立てて頂くようお願い致します。
部門責任者
- 利用する各部門について、代表の方を決めてご記入下さい。
- 代理責任者を務めることが可能なのは、既に責任者経験のある方のみとなります。
- 責任者経験のない方が初めて責任者をする際に、経験のある方が代理責任者として引き継ぎを行うようにして下さい。
- 利用しない部門に関しては、空欄で構いません。
夜間利用
- ホールの利用は、基本的には9:00から21:00までとなっています。
- これ以外の時間は時間外使用となり、継続使用計画書の3ページ目に活動内容の記載をお願いします。
鍵の貸し出し
- 上述の通り、責任者の方が責任を持って鍵を管理するようにお願いします。
- 鍵のやり取りにおける窓口は、
- 学生支援課の業務時間内であれば学生支援課
- 時間外であれば正門脇の守衛
- になります。
退出
- ホール利用を終えて最後に退出される前に、必ず現状復帰を行って下さい。
- 備品の配置は配置図がホールにございますので、ご確認下さい。
- 原状復帰ができたかどうか、ホール総務部の者が確認に向かうことになっています。(退出チェックと呼びます)
- これが終わるまで、必ず少なくとも責任者の方はホールに滞在して下さい。
- 作成日
- 2019/09/26 01:14
- 最終更新日
- 2019/09/26 01:20